Je mag er vanuit gaan dat deelnemers zich voorbereiden op de vergadering. Hebben ze dat niet gedaan, dan kun je hardop de vraag stellen of zij het zinvol achten het overleg bij te wonen. Als iemand de stukken niet heeft gelezen, dan mag je verzoeken om dan ook niet onvoorbereid deel te nemen aan de eventuele discussie. Ga nooit een leespauze voorstellen, want dan beloon je iemand die zich niet heeft voorbereid. Als deelnemers te laat komen zonder melding vooraf, geef daar geen aandacht aan. Praat een telaatkomer ook niet bij. Het is zijn eigen verantwoordelijkheid om aansluiting te krijgen. Tenzij iemand met kennisgeving vooraf later komt. In dat geval kun je haar bijpraten over het lopende agendapunt.

Een voorzitter die niet stuurt en structureert, vervult haar rol niet adequaat. Stel het aan de orde en vraag de voorzitter om beter te leiden. Benoem ook wat je vooral aan acties en interventies van de voorzitter wilt zien. Als een voorzitter niet goed afrondt, neem dan op dat moment even die rol over en vraag wat het besluit of de conclusie is en wie verantwoordelijk is voor de afhandeling.

Een vergadering begint doorgaans met het vaststellen van de agenda. Als die agenda niet goed is gestructureerd, stel dat dan aan de orde op het moment dat de agenda nog vastgesteld moet worden. En stel ook de door jou gewenste structuur voor. Bijvoorbeeld dat je per agendapunt graag het karakter van het punt wilt zien: kennis delen, advies of besluit). Of een tijdslimiet per agendapunt.

Als je dat merkt, stel het dan direct aan de orde en vraag de voorzitter zich te houden aan de voorliggende agenda. Meestal helpt het al als de voorzitter wordt geconfronteerd met zijn dubbele agenda. Hij zal dan al de schijn van dubbele belangen proberen te vermijden. Die winst heb je dan alvast.

Deelnemers gebruiken hun smartphone steeds vaker voor hun digitale vergaderstukken. Het kijkgedrag zou dan niet veel af moeten wijken van iemand die de stukken op papier voor zich heeft. Heb je de indruk dat iemand een eigen agenda aan het afwerken is onder vergadertijd, en je ervaart dat als storend, stel dat dan aan de orde. En vraag haar om dat elders te doen of aan te haken en de smartphone weg te leggen. Nog beter is om gezamenlijk afspraken te maken over smartphonegebruik tijdens vergaderingen.